Засади використання автоматизованої системи документообігу суду зі змінами станом на 29.05.2025

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення зборів суддів Іванівського районного суду

Одеської області

від 31 березня 2025 року № 1

вводяться в дію з 1 квітня 2025 року.

1.Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Іванівському районному суді Одеської області (далі - Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі - АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в Іванівському районному суді Одеської області, урегулювання яких відповідно до Закону України “Про судоустрій і статус суддів” і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України № 39 від 11.11.2024 року, відноситься до повноважень зборів суддів Іванівського районного суду Одеської області.

2.Реєстрація справ і матеріалів

2.1. Усі справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою АСДС. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в АСДС в термін визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

3.Розподіл справ і матеріалів

3.1. Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, щоденно розподіляються, у разі їх наявності, за допомогою АСДС згідно пункту 2.3 «Розподіл судових справ між суддями» Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення).

3.2. Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, у разі їх наявності, розподіляються одразу після їх реєстрації згідно підпунктів 2.3.4.-2.3.9 пункту 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення.

3.3. Кожний робочий день о 09 годині 30 хвилин посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов'язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів (довідка, доповідна, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя зобов’язаний до 09 години 30 хвилин дня невиходу на роботу повідомити про це голову суду або особу, яка виконує його обов’язки та керівника апарату суду або особу, яка виконує його обов’язки.

Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 п. 3.3. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

3.4. За письмовою вимогою голови суду, керівник апарату суду надає голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.

3.5. Розподіл справ і матеріалів цивільного та адміністративного судочинства здійснюється особою, відповідальною за реєстрацію справ і матеріалів цивільного та адміністративного судочинства.

Розподіл справ і матеріалів кримінального провадження здійснюється особою, відповідальною за реєстрацію справ і матеріалів кримінального провадження.

Розподіл справ і матеріалів про адміністративні правопорушення здійснюється особою, відповідальною за реєстрацію справ і матеріалів про адміністративні правопорушення.

3.6. Будь-який суддя (судді) мають право бути присутніми під час розподілу справ і матеріалів.

3.7. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

3.8. Повторний розподіл справ і матеріалів, у разі заміни головуючого судді здійснюється з урахуванням вимог пунктів 3.1. – 3.7. Засад.

3.9. На виконання підпункту 2.3.16. пункту 2.3 Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені за резолюцією голови суду, з урахуванням пунктів 3.1. – 3.7. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,

- звільнення його з посади судді,

- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 21 календарний день,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, зазначені у п. 3.2. Засад,

- відсторонення судді від посади.

3.10. Відповідно до підпункту 2.3.3. пункту 2.3. Положення не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять календарних днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду) крім справ які надійшли на розгляд слідчому судді ;

за один робочий день, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

3.11. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у зв’язку з відпусткою, відрядженням, днях відпочинку, або під час його тимчасової непрацездатності судові справи та матеріали зазначені в підпунктах 2.3.39.1-2.3.39.19, підпункту 2.3.39 пункту 2.3. Положення про АСДС не підлягають повторному автоматизованому розподілу, а передаються на розгляд раніше визначеному судді у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

3.12. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі слідчого судді, у зв’язку з відпусткою, відрядженням, днях відпочинку, або під час його тимчасової непрацездатності, судові справи та матеріали, зазначені в підпункті 2.3.39.1 пункту 2.3 Положення про АСДС (клопотань, подань та скарг по одному кримінальному провадженню з типом поєднання Подання (клопотання, подань, скарга)), підлягають повторному автоматизованому розподілу, за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду.

3.13. Відповідальний працівник суду у день надходження заяви про відвід слідчому судді або судді здійснює реєстрацію у реєстраційній картці вхідного документа та невідкладно передає її тому самому слідчому судді, який здійснює кримінальне провадження, або судді, який здійснює судове провадження, для забезпечення виконання вимог частини 4 статті 81 Кримінального процесуального кодексу України або її передачі до канцелярії суду для визначення судді відповідно до вимог частини 1 статті 81 Кримінального процесуального кодексу України та у порядку, встановленому частиною 3 статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.

4.Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх

4.1. Обрати суддею, уповноваженим здійснювати в Іванівському районному суді Одеської області кримінальне провадження, щодо неповнолітніх, суддю Тимчука Руслана Миколайовича, строком на три роки з 27.05.2022 по 26.05.2025 роки, включно.

(підпункт 4.1 пункту 4 у редакції рішення зборів суддів

Іванівського районного суду Одеської області

від 26.05.2025 №2)

4.2. У разі неможливості суддею Тимчуком Русланом Миколайовичем здійснювати правосуддя щодо неповнолітніх (відпустка, відрядження, відгул, тимчасова непрацездатність, тощо), виконання зазначених обов'язків покладати на суддю Погорєлова Ігоря Вікторовича, а у разі відсутності обох суддів (відпустка, відрядження, відгул, тимчасова непрацездатність, тощо), виконання зазначених обов’язків покладати на суддю Кравчука Олександра Олександровича.

(підпункт 4.1 пункту 4 у редакції рішення зборів суддів

Іванівського районного суду Одеської області

від 26.05.2025 №2)

4.3. У період припинення розподілу кримінальних проваджень, щодо неповнолітніх, на суддю Тимчука Руслана Миколайовича до початку відпустки, відрядження, відгулу, днів відпочинку, тощо (відповідно до підпункту 2.3.3. пункту 2.3. Положення про АСДС), виконання зазначених обов’язків покладати на суддю Погорєлова Ігоря Вікторовича, а у разі припинення розподілу кримінальних проваджень, щодо неповнолітніх, на обох суддів (відпустка, відрядження, відгул, тимчасова непрацездатність, тощо), виконання зазначених обов’язків покладати на суддю Кравчука Олександра Олександровича.

(підпункт 4.1 пункту 4 у редакції рішення зборів суддів

Іванівського районного суду Одеської області

від 26.05.2025 №2)

5.Слідчі судді

5.1. Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обираються строком на 3 роки зборами суддів.

5.2. Визначити слідчим суддею Іванівського районного суду Одеської області суддю Погорєлова Ігоря Вікторовича та суддю Тимчука Руслана Миколайовича, строком на три роки, а саме з 29.12.2022 року по 28.12.2025 роки включно.

5.3. У разі одночасної неможливості слідчими суддями Погорєловим Ігорем Вікторовичем та Тимчуком Русланом Миколайовичем здійснювати правосуддя (відпустка, відрядження, відгул, тимчасова непрацездатність, тощо), виконання зазначених обов'язків покладати на суддю Кравчука Олександра Олександровича.

5.4. У період припинення розподілу справ на обох слідчих суддів одночасно Погорєлова Ігоря Вікторовича та Тимчука Руслана Миколайовича до початку відпустки, відгулу, відрядження, днів відпочинку, тощо (відповідно до підпункту 2.3.3. пункту 2.3. Положення про АСДС), виконання зазначених обов’язків покладати на суддю Кравчука Олександра Олександровича.

6.Коефіцієнт форми участі

6.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно Положення.

7.Особливості розподілу справ у разі виконання суддею

інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

7.1. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя для голови суду дорівнює – 90% справ (незалежно від виконання/невиконання ним функцій слідчого судді).

(підпункт 7.1 пункту 7 у редакції рішення зборів суддів

Іванівського районного суду Одеської області

від 29.05.2025 №3)

7.2. Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею у випадках виконання ним іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України, підготовка семінарів, тренінгів, навчальних програм для суддів, участь в робочих групах, заходах щодо підвищення кваліфікації тощо) – 60 %. Введення зменшуючого коефіцієнту у зазначених межах допускається виключно рішенням зборів суддів.

8.Керівник апарату суду

8.1. Керівник апарату суду щоквартально звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

8.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

8.3 Керівник апарату подає голові суду щомісячно інформацію про надходження справ та матеріалів до суду.

8.4. Керівнику апарату суду або особа, яка виконує його обов’язки, в дні чергування слідчого судді, в разі надходження до суду справ, здійснювати всі необхідні налаштування в КП «Д-3», для вірного автоматизованого розподілу справ.

8.5. Керівнику апарату суду або особою, яка виконує обов’язки, в дні чергування під час виборчого процесу, в разі надходження до суду справ, здійснювати всі необхідні налаштування в КП «Д-3», для вірного автоматизованого розподілу справ.

9.Відповідальність

9.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.

10.Знеструмлення електромережі суду

10.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

10.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

10.3 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється з урахуванням графіку, затвердженого головою суду, шляхом випадкового визначення головуючого (складу суду) по справі.

10.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Додаток № 1

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Іванівському районному суді Одеської області

Довідка про перелік справ, які надійшли до суду протягом “___” ____ року

№ з/п	Від кого надійшов документ, матеріал, чи справа	№ справи місцевого суду	За якими номером та датою	Тип документа	Короткий зміст документа, матеріалу справи	Номер провадження (якщо підлягає реєстрації)	Підстави відсутності реєстрації
1	2	3	4	5	6	7	8

Керівник апарату суду ПІБ

Відповідальна особа суду ПІБ

Додаток № 2

Довідка

про відсутніх на робочому місці суддів

“___” ______ року

Станом на 09:30 “___” ______ року згідно даних наявних у відділі кадрової роботи та державної служби (посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов’язки) (накази голови суду, повідомлення суддів про відкриття лікарняного) відсутні на робочому місці наступні судді:

№ з/п	ПІБ судді	Дата та номер наказу (у разі відпустки, відрядження тощо) або дата відкриття лікарняного	Причина відсутності судді на робочому місці
1.
2.

Керівник апарату суду ПІБ

Відповідальна особа суду ПІБ

Додаток № 3

АКТ

про внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів

Мною, посада, ПІБ, “дата складання акту”, складено акт, у присутності, посада, ПІБ, акт про виявлення внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ і матеріалів, а саме:

- що було виявлено суддею (суддями)

Підпис судді (суддів)